gestapelte Umzugskartons

Büroumzug Planen und durchführen – die Checkliste was kostet mich das?

Steht ein Büroumzug oder ein Gewerbeumzug eines Unternehmens oder einer Behörde an, muss dieser umfassend geplant und organisiert werden. Denn hier muss nicht nur das komplette Inventar zum neuen Standort transportiert werden, sondern auch schnell am richtigen Platz landen, damit der Betrieb schnell wieder aufgenommen werden kann.

Im Folgenden eine Checkliste für den Gewerbeumzug:

  • check_circle_outline steht genügend Verpackungsmaterial und ausreichende Transportmittel zur Verfügung
  • check_circle_outline wird zusätzliches Fachpersonal benötigt
  • check_circle_outline die Breite von Türen und Treppen muss ausgemessen werden
  • check_circle_outline steht ein Fahrstuhl zur Verfügung und welche Größe hat dieser
  • check_circle_outline die alten Büroräume müssen rechtzeitig gekündigt werden
  • check_circle_outline die Kaution für die neuen Büros muss rechtzeitig gezahlt werden
  • check_circle_outline Gas- und Energieversorger müssen rechtzeitig gekündigt werden
  • check_circle_outline Telefon- und Internetanschluss im neuen Büro müssen rechtzeitig bestellt werden
  • check_circle_outline die Anschlüsse sollten rechtzeitig bereitgestellt werden, um einen Probelauf vor dem ersten Arbeitstag starten zu können
  • check_circle_outline Kunden und Geschäftspartner müssen informiert werden, ab wann die neuen Geschäftsräume erreichbar sind
  • check_circle_outline Versicherungen, Banken, Krankenkassen oder Finanzamt müssen die neue Anschrift erhalten
  • check_circle_outline ein Nachsendeauftrag für die Post sollte eingerichtet werden
  • check_circle_outline die neue Adresse und Telefonnummer müssen bekannt gegeben werden
  • check_circle_outline der Plan für die neuen Büros soll aussagen, welches Mobiliar wo aufgestellt wird
  • check_circle_outline vorhandene Steckdosen und Lichtschalter prüfen, bei Bedarf zusätzliche Steckdosen anbringen lassen

Den Büroumzug exakt planen

Die Planung für den Gewerbeumzug oder den Umzug einer Behörde ist von großer Bedeutung, um den Umzug reibungslos durchführen zu können. Kleine Teams, die mit bestimmten Bereichen für den Umzug betraut werden, können die Aufgaben in eigener Zuständigkeit abarbeiten können. Dabei müssen sowohl die Tagesgeschäfte sowie die laufenden Abläufe im Unternehmen beachtet werden, um den Produktionsablauf und den Kundenverkehr am Laufenden zu halten. Hierfür sollte unbedingt ein Zeitplan angelegt werden, um die Störungen während der Umzugsphase so minimal wie möglich zu halten. Die beauftragten Mitarbeiter sollten sich so oft wie möglich kurzschließen und alle Mitarbeiter auf dem Laufenden halten.
Ein frühzeitiger Kontakt zum Umzugsunternehmen ist ebenfalls wichtig, um eine ordnungsgemäße und reibungslose Planung des Umzugs gewährleisten zu können. Die Zusammenarbeit mit den Fachkräften gewährleistet gleichzeitig den fachgerechten Transport von Büromöbeln, den technischen Geräten sowie Dokumenten, Akten und Unterlagen. Die Mitarbeiter sorgen dafür, dass auch sensible und wichtige Daten und Unterlagen während des Umzugs geschützt werden.
Die Vorbereitung der neuen Büroräume darf ebenfalls nicht vernachlässigt werden, damit hier nach kurzer Zeit die Arbeit wieder aufgenommen werden kann. Um zu vermeiden, dass unnötiges Mobiliar im neuen Büro aufgestellt wird, sollten alte Möbel bei einem anstehenden Umzug ausrangiert und gegen Neues und Modernes ersetzt werden. Neue und ergonomische Einrichtungsgegenstände können dabei helfen, die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen und zu fördern. Technische Geräte sollten ebenfalls auf dem neuesten technischen Stand sein, um die Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeiter zu erleichtern.
Die Beratung durch eine Einrichtungsfirma kann die Auswahl der neuen Einrichtungsgegenstände ungemein erleichtern. Die Förderung eines optimalen Arbeitsumfelds hängt immer von der Gestaltung eines Büros und dessen Einrichtung ab. In öffentlichen Büros oder Geschäftsräumen mit viel Publikumsverkehr sorgt eine angemessene Einrichtung immer für einen positiven Eindruck bei Geschäftspartnern und Kunden. Wird die Einrichtung sorgfältig ausgewählt, sorgt diese dafür, dass das Unternehmen einen positiven Eindruck bei allen Besuchern hinterlässt.
Schon der Empfangs- und Wartebereich sollte deshalb einladend wirken und die Gäste vom Unternehmen überzeugen. Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance, deshalb sollte ein Unternehmen immer so positiv wie möglich präsentiert werden. Deshalb sollte bei einem anstehenden Umzug darüber nachgedacht werden, ob und wie ein nachhaltiger Eindruck beim Kunden hinterlassen werden kann.

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