Dez 10

Büroumzug Planen und durchführen – die Checkliste was kostet mich das?

Firmenumzug – daran muss gedacht werden

Steht ein Büroumzug oder ein Gewerbeumzug eines Unternehmens oder einer Behörde an, muss dieser umfassend geplant und organisiert werden. Denn hier müssen nicht nur technische Geräte, Möbel, Akten und Unterlagen verpackt und zum neuen Standort transportiert werden, alles sollte genau geplant werden, damit die Arbeit am neuen Standort schnellstens wieder aufgenommen werden kann.

Um einen solchen Umzug perfekt gestalten zu können, kann ein Umzug des Unternehmens Teamarbeit ist hier unbedingt wichtig und das Umzugsunternehmen beginnt seine Arbeit schon lange vor dem Verpacken der Umzugskartons. Firmenumzüge können in allen Teilen Deutschlands gebucht werden, die kompetenten Ansprechpartner stehen mit Rat und Tat zur Seite, übernehmen die Planung und Durchführung und geben Auskunft über Kosten und Preis vom Umzug.

Die Planung vom Umzug einer Behörde

Eine Checkliste kann dabei helfen, den Firmenumzug reibungslos abzuwickeln. Die Zeit der Planung vom Umzug ist immer abhängig von der Größe des Unternehmens, für kleinere Firmen wird in der Regel eine Vorbereitungszeit von zwei bis drei Monaten benötigt. Bei Unternehmen bis zu 250 Mitarbeitern wird eine Vorbereitung bis zu sechs Monaten empfohlen.

Bei großen Unternehmen bis zu 800 Mitarbeitern müssen etwa sechs bis zwölf Monate eingeplant werden. Das Verpacken von Möbeln, Dokumenten und Akten sollte mit System durchgeführt werden, die verpackten Kartons sollten eindeutig beschriftet werden, um die Zuordnung beim Umzug eindeutig zu machen. Bei gebrauchten Kartons muss die Aufschrift überklebt werden, um Verwechslungen zu vermeiden. Wird ein Umzugsunternehmen für den Firmenumzug beauftragt, können Fotos vom alten Büro helfen, dass das neue Büro ähnlich eingerichtet wird. Die Beschriftung sollte auf allen vier Seiten der Umzugskartons erfolgen, so ist leicht erkenntlich, welcher Karton in welchen Raum gehört, ohne lästiges Umstapeln.

Ein Gewerbeumzug ist immer anspruchsvoller als ein privater Umzug. Ausschlaggebend für die Kosten und den Preis ist die Entfernung beim Ortswechsel, der Umfang der Dienstleistung, der geplante Umzugstermin und die Vorbereitung sowie das Gesamtvolumen vom Umzug. Anfallende Umzugskosten können nicht pauschal berechnet werden, durch eine exakte Umzugsplanung können diese berechnet werden. Aber nicht nur die Planung eines Umzuges ist wichtig, auch die Beauftragung von Handwerkern für Telefonanschlüsse, Internet, und die Anpassung von Einrichtung und Möbeln sollte nicht vergessen werden.

Der Büroumzug mit dem passenden Umzugsunternehmen

Für den Umzug von Firmen, Behörden und Unternehmen sollte immer ein professionelles Unternehmen beauftragt werden. Während des Transports sind alle Möbel, technischen Geräte und Dokumente über das Transportunternehmen versichert, die Planung und Realisierung vom Umzug wird durch das Unternehmen realisiert. Um einen realistischen Kostenvoranschlag zu erhalten, sollten bei der Ausschreibung alle anfallenden Arbeiten und Dienstleistungen aufgelistet werden.

Mehrere Kostenvoranschläge erlauben einen Vergleich der Umzugskosten, gleichzeitig ist auch ersichtlich, welche Leistungen im Angebot enthalten sind oder ob Zusatzkosten anfallen. Ist ein Angebot etwas teurer und stehen dafür mehr Personen zur Verfügung, sollte dieses Angebot ebenfalls nicht außer Acht gelassen werden. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass anfallende Überstunden nicht extra berechnet werden und die Umzugskosten damit in die Höhe treiben.

Checkliste für den Umzug:

  • steht genügend Verpackungsmaterial und ausreichende Transportmittel zur Verfügung
  • wird zusätzliches Fachpersonal benötigt
  • die Breite von Türen und Treppen muss ausgemessen werden
  • steht ein Fahrstuhl zur Verfügung und welche Größe hat dieser
  • die alten Büroräume müssen rechtzeitig gekündigt werden
  • die Kaution für die neuen Büros muss rechtzeitig gezahlt werden
  • Gas- und Energieversorger müssen rechtzeitig gekündigt werden
  • Telefon- und Internetanschluss im neuen Büro müssen rechtzeitig bestellt werden
  • die Anschlüsse sollten rechtzeitig bereitgestellt werden, um einen Probelauf vor dem ersten Arbeitstag starten zu können
  • Kunden und Geschäftspartner müssen informiert werden, ab wann die neuen Geschäftsräume erreichbar sind
  • Versicherungen, Banken, Krankenkassen oder Finanzamt müssen die neue Anschrift erhalten
  • ein Nachsendeauftrag für die Post sollte eingerichtet werden
  • die neue Adresse und Telefonnummer müssen bekannt gegeben werden
  • der Plan für die neuen Büros soll aussagen, welches Mobiliar wo aufgestellt wird
  • vorhandene Steckdosen und Lichtschalter prüfen, bei Bedarf zusätzliche Steckdosen anbringen lassen
Frau macht Checkliste

Den Büroumzug exakt planen

Die Planung für den Gewerbeumzug oder den Umzug einer Behörde ist von großer Bedeutung, um den Umzug reibungslos durchführen zu können. Kleine Teams, die mit bestimmten Bereichen für den Umzug betraut werden, können die Aufgaben in eigener Zuständigkeit abarbeiten können. Dabei müssen sowohl die Tagesgeschäfte sowie die laufenden Abläufe im Unternehmen beachtet werden, um den Produktionsablauf und den Kundenverkehr am Laufenden zu halten. Hierfür muss unbedingt ein Zeitplan angelegt werden, um die Störungen während der Umzugsphase so minimal wie möglich zu halten. Die beauftragten Mitarbeiter sollten sich so oft wie möglich kurzschließen und alle Mitarbeiter auf dem Laufenden halten.

Ein frühzeitiger Kontakt zum Umzugsunternehmen ist ebenfalls wichtig, um eine ordnungsgemäße und professionelle Planung des Umzugs gewährleisten zu können. Die Zusammenarbeit mit den Fachkräften gewährleistet gleichzeitig den fachgerechten Transport von Büromöbeln, den technischen Geräten sowie Dokumenten, Akten und Unterlagen. Die Mitarbeiter sorgen dafür, dass auch sensible und wichtige Daten und Unterlagen während des Umzugs geschützt werden.

Die Vorbereitung der neuen Büroräume darf ebenfalls nicht vernachlässigt werden, damit hier nach kurzer Zeit die Arbeit wieder aufgenommen werden kann. Um zu vermeiden, dass unnötiges Mobiliar im neuen Büro aufgestellt wird, sollten alte Möbel bei einem anstehenden Umzug ausrangiert und gegen Neues und Modernes ersetzt werden. Neue und ergonomische Einrichtungsgegenstände können dabei helfen, die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen und zu fördern. Technische Geräte sollten ebenfalls auf dem neuesten technischen Stand sein, um die Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeiter zu erleichtern.

Die Beratung durch eine Einrichtungsfirma kann die Auswahl der neuen Einrichtungsgegenstände ungemein erleichtern. Die Förderung eines optimalen Arbeitsumfelds hängt immer von der Gestaltung eines Büros und dessen Einrichtung ab. In öffentlichen Büros oder Geschäftsräumen mit viel Publikumsverkehr sorgt eine angemessene Einrichtung immer für einen positiven Eindruck bei Geschäftspartnern und Kunden. Wird die Einrichtung sorgfältig ausgewählt, sorgt diese dafür, dass das Unternehmen einen positiven Eindruck bei allen Besuchern hinterlässt.

Schon der Empfangs- und Wartebereich sollte deshalb einladend wirken und die Gäste vom Unternehmen überzeugen. Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance, deshalb sollte ein Unternehmen immer so positiv wie möglich präsentiert werden. Deshalb sollte bei einem anstehenden Umzug darüber nachgedacht werden, ob und wie ein nachhaltiger Eindruck beim Kunden hinterlassen werden kann.