Firmenumzug & Büroumzug Ratgeber

Ein Firmenumzug kann je nach Größe & Gegebenheiten eine echte Herkulesaufgabe sein.
Mit der richtigen Planung und den entsprechenden Profis an Ihrer Seite meistern Sie diese Aufgabe jedoch im Handumdrehen. Wir zeigen Ihnen, was bei einem Bürozumzug alles zu beachten ist. Sie können sich auch unsere Checkliste zu Hilfe nehmen.

Vor dem Umzug

Firmeninternes

Bevor es bei Ihnen an die Kartons geht, gilt es einige Dinge zu beachten.

Schätzen Sie zunächst Umfang, Dauer und Durchführung des Umzugs ab.
Stellen Sie sich die Frage, wie lange der Umzug höchstens dauern darf, damit möglichst keine oder wenig betriebliche Einbußen gemacht werden.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die neuen Räumlichkeiten und legen Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern und dem Management den Belegungsplan fest. Am Besten holen Sie sich einen aussagekräftigen Grundriss der neuen Räume und geben Gebäuden und Räumen eindeutige Namen. Damit können sie die Kartons besser avisieren – insbesondere wenn Sie mit einem Umzugsunternehmen arbeiten.

Geben Sie den Mitarbeitern genug Vorlaufzeit und beziehen Sie diese auch in den Einpack-Prozess mit ein. Z.B. Jeder räumt seinen Tisch bis zum Stichtag und beschriftet seinen Karton mit Zielraum und Namen, i.e. “Glashaus 2/4 NoPanicRoom Max Mustermann”.
Denken Sie auch an die Schlüsselrückgabe gegen Unterschrift und planen Sie etwas mehr Zeit für Nachzügler ein.

Berücksichtigen Sie, dass Mitarbeiter kündigen könnten, wenn das neue Büro zu weit entfernt ist. Zuhören heißt zugehörig sein. Haben Sie daher ein offenes Ohr für die Anliegen Ihrer Mitarbeiter.

Geschäftspartner und Kunden

Senden Sie ein Rundschreiben mit den neuen Adressdaten an Ihre Geschäftspartner und Kunden. Ändern Sie auch die Anschrift in Geschäftspapieren, Visitenkarten und Signaturen.

Vertragspartner, Ämter und Behörden

Benachrichtigen Sie Bank, Versicherung, Stromanbieter, Rundfunk Beitragsservice und weitere regelmäßige Vertragspartner rechtzeitig über Ihre neue Anschrift.

Auch Ämter & Behörden müssen unbedingt benachrichtigt werden.
Finanzamt, BGN, IHK, Sozialversicherungsträger, Agentur für Arbeit und eine
Handelsregistereintragung mit neuer Anschrift muss vorgenommen werden.

Vertragskündigungen, Entrümpelung & Erneuerung

Kündigen Sie nicht mehr benötigte Verträge, wie z.B. lokale Obstlieferungen oder Stellplätze. Ergreifen Sie gleichzeitig die Chance und entrümpeln Sie nicht mehr benötigtes Mobiliar und denken Sie gegebenenfalls über eine Erneuerung von bestimmten Anlagen nach, z.B. neue Telefonanlage oder moderne elektronische Schließsysteme für Türen.

Verzeichnisse

Lassen Sie die neue Anschrift in allen gängigen Offline- und Online-Verzeichnissen ändern.
Also Branchenbücher, Unternehmensverzeichnisse, etc.

Renovierungsmaßnahmen

Planen Sie die Renovierungsmaßnahmen der alten und neuen Räumlichkeiten. Falls externe Firmen oder Handwerker beauftragt werden, müssen diese zum vereinbarten Termin auch von Ihnen eingelassen werden.

Archivierung und Dokumentensortierung

Überdenken Sie Ihre Archivierungslogik- und optimierung. Sortieren Sie nicht mehr gebrauchte Dookumente aus. Sie sparen damit Platz im Archiv und Kosten für den Umzugstransport.

Inventarisation

Erfassen Sie alle relevanten Gegenstände des alten Büros und teilen Sie diese in bestimmte Kategorien ein. Gleichen Sie die Liste anschließend mit dem Umzugsunternehmen ab.

Umzugsfirma beauftragen

Konsultieren Sie ein professionelles Umzugsunternehmen, welches Ihr Firmeninventar schnell und sicher in die neuen Räumlichkeiten transportiert. Insbesondere Inventar mit besonderem Handling sollte durch geschultes Fachpersonal transportiert werden. Neben den geeigneten Fahrzeugen und dem Know-How kümmert sich ein gutes Umzugsunternehmen auch um Halteverbotszonen, Verpackungsmaterial und den fachgerechten Transport bei sperrigen Gegenständen. Darüber hinaus ist Ihr Firmeninventar transportversichert und kann bei hochwertigem Inventar zusätzlich versichert werden.

Termine bestätigen lassen

Lassen Sie sich 1-2 Wochen vor dem Umzugstermin nochmal alle Termine der externen Firmen bestätigen. Selbst die allerbesten Mitarbeiter sind nur Menschen und da kann es schonmal vorkommen, dass etwas bei der Terminierung schief gelaufen ist. Gehen Sie daher auf Nummer sicher und haken Sie nach.

Abnahme der Räumlichkeiten

Vereinbaren Sie die Übergabe mit den Vermietern und bereiten Sie zugleich das Übergabeprotokoll vor, damit Sie sich beim Abnahmetermin keine Gedanken mehr darüber machen müssen.

Verpackungsmaterial & das große Verpacken

Besorgen Sie ausreichend Verpackungsmaterial und verpacken Sie alle Gegenstände oder lassen Sie alle Gegenstände von der Umzugsfirma einpacken. Anschließend beschriften Sie die Kartons eindeutig und aussagekräftig mit Besitzer, Inhalt und Zielraum.

Tag des Umzugs

Prüfen Sie die Räumlichkeiten und das Treppenhaus vor dem Umzug auf Schäden. Damit können Sie später besser nachvollziehen, ob Schäden durch den Transport verursacht wurden.

Sorgen Sie auch dafür, dass die Umzugsteams Zugang zu allen relevanten Räumen und Gegenständen haben.

Nach dem Umzug

Die richtige Organisation zahlt sich hier bereits aus. Ihre Kollegen und Sie müssen die Kartons nicht mehr großartig von A nach B tragen. Durch vorausschauende Planung müssen Sie sich nur noch um den Aufbau, die Installation und das Auspacken der Kartons kümmern. Überprüfen Sie Ihr Mobiliar und die Räumlichkeiten unbedingt auf etwaige Transportmängel. Diese müssen frühestmöglich beim Umzugsunternehmen gemeldet werden.

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